Reflexión #14: Palabras finales

    Durante esta clase tuvimos la oportunidad de escuchar un escrito que la profesora había redactado para una conferencia que ofrecería a bibliotecarios de Derecho.   El mismo contenía todos los aspectos discutidos durante el curso.  Fue muy interesante escuchar como hilvanó todos los conceptos estudiados relacionados con la administración de una unidad de información.  De todos estos conecptos el que considero esencial para poder administrar de manera efectiva es la comunicación.

     La comunicación es parte de todos los procesos administrativos y la base de las relaciones humanas.  Las destrezas comunicativas que tenga el administrador es determinante para alcanzar las metas propuestas.  Cuando un administrador se comunica de manera efectiva, clara y honesta se fomenta  la confianza entre los empleados y se desarrolla un sentido de compromiso hacia la organización. Esto hace posible todas las acciones administrativas que realiza un director de una biblioteca. Debo añadir que todo lo planteado anteriormente no significa que no surgirán conflictos, pero un buen comunicador atender de manera más efectiva los mismos. Sin embargo, cuando la comunicación es deficiente se pierde la credibilidad y se destruye la motivación.  Esto se manifiesta en la disminución de la productividad y de la calidad del trabajo.

     Para finalizar la clase tuvimos la oportunidad de compartir nuestros planes de trabajo para la biblioteca Jane Stern Community Library de acuerdo a las áreas de servicios, mercadeo, presupuesto y actividades culturales. Esta actividad fue muy interesante por el clima que se desarrolló en la misma.  Tuvimos la oportunidad de compartir ideas y de visualizar más allá de la teoría, la dinámica que se desarrolla en una reunión del personal bibliotecario para discurir aspectos relacionados con el funcionamiento de una biblioteca.  

    

    

  

Reflexión #13: Comunicación

     Por razones ajenas a mi voluntad no pude asistir a la clase del pasado martes, 16 de abril de 2013.  El tema discutido para esta ocasión fue el de la comunicación.  A continuación presento un resumen del capítulo 16 de libro Library and information center management en torno al tema de la comunicación y algunos comentarios en torno al mismo.

     El diccionario de la Real Academia Española define la comunicación como el acto mediante el cual se manifiesta o se hace saber algo.  También como el acto de transmitir un mensaje mediante un código común entre el emisor y el receptor.  Según Stueart y Moran (2007) este proceso es determinante para ejercer un liderazgo efectivo, ya que facilita la unión en la actividad organizacional proveyendo un sentido de cohesión y dirección.

    En el ambiente de las bibliotecas,  los profesionales de la información están constantemente inmersos en procesos comunicativos por la naturaleza de su trabajo:  adquirir y diseminar información.  Es por esto que aquellos que son administradores de una biblioteca o aquellos que desean ocupar dicha posición  deben poseer destrezas comunicativas que les faciliten la interacción con todo el personal a su cargo y con los usuarios.  Ésta es la base de las relaciones humanas y de todos los procesos que se llevan a cabo en una organización.

     Todo proceso comunicativo se compone de varios elementos.  A continuación un diagrama que representa un acto comunicativo y sus elementos.

     Es importante considerar que todo acto de comunicación está influenciado por los valores culturales de un individuo, las diferencias de grupos étinos y de género, el uso de determinada jerga, entre otros.  Es por esta razón que Stueart y Moran (2007) enfatizan que el que dos personas compartan el mismo lenguaje o código no garantiza que la comunicación fluya fácilmente.  El emisor debe recibir retro-comunicación constante del receptor para asegurarse de que el receptor comprendió el mensaje que se deseaba transmitir. 

     Existen tres tipos de comunicación, a saber:  escrita, oral y no-verbal.  A continuación una tabla en la que se presenta las ventajas y desventajas de estos tipos de comunicación.

     

     Por otro lado, la comunicación puede fluir desde los administradores hacia sus subordinados (download), desde los subordinados hacia los administradores (upload) y entre departamentos (horizontal).  De todas éstas, la más común es la que fluye desde los administradores hacia sus subordinados (memos, manuales, evaluaciones, descripciones de tareas,...)  Es de suma importancia que los administradores fomenten la comunicación en las otras direcciones.  Los empleados se sienten motivados cuando se les escucha y se consideran sus opiniones.  Ellos son los que conocen de primera mano el trabajo que se realiza y pueden proponer sugerencias en torno a los servicios o problemas que surgen. 

     Cuando hay problemas en la comunicación surgen los conflictos.  Muchos de éstos surgen por malas interpretaciones y pueden llegar a destruir relaciones, disminuir la productividad y la calidad del trabajo que se realiza.  Por esto, el administrador debe trabajar con los conflictos inmediatamente.  Debe reconocer que el conflicto es inevitable.  Lo más importante consiste en cómo nos enfrentamos a los mismos.  Sin embargo, no todos los conflictos son negativos.  Stueart y Moran (2007) plantean que el conflicto puede tener efectos positivos, ya que estimulan la  innovación y la creatividad y ponen de manifiesto incomodidades de los empleados que de otra forma no se conocerían.

Referencias

Stueart, R. D., & Moran, B. B. (2007). Library and information center management. Westport,Conn.:          

     Libraries Unlimited.

Tejos, C. (2010, Abril 10). [Ilustración gráfica de los elementos de la comunicación]. Elementos o factores de la comunicación. Retrieved from http://carlostejos.blogspot.com/2010/04/elementos-o-factores-de-la-comunicacion.html

Reflexión #12: Espacios físicos y biblioteca o bibliotecario del siglo XXI

     Durante la clase de hoy, tuvimos la visita del Dr. José Flores Ramos, director de la Biblioteca de Arquitectura.  El Dr. Flores nos habló en torno a los espacios físicos o las instalaciones físicas. El diálogo que se desarrolló fue uno muy productivo.  Los aspectos que me llamaron más la atención de este diálogo fueron los siguientes:

• Los edificios de las bibliotecas en nuestro recinto reflejan la mentalidad de la época.
• El administrador de una biblioteca utiliza los espacios físicos de acuerdo a un contexto:  servicios y usuarios.
• Es importante crear sentido de comunidad.
• Los espacios de una biblioteca no se limitan a los físicos.  Se incluyen los mentale y virtuales.
• El espacio más importante para el bibliotecario es el mental, ya que desde ese espacio se visualiza cómo ofrecer un mejor servicio, cómo acercar la información, el conocimiento al usuario.
• Las bibliotecas necesitan diseñar estrategias para sobrevivir.
• Para diseñar un espacio debe haber comunicación, un diálogio entre el arquitecto y el bibliotecario.  Todo surge de un análisis.  El arquitecto trabaja de acuerdo a las necesidades que presenta el bibliotecario.
• En la actualidad, los bibliotecarios no se preparan, no saben cuestionar conocimiento.
• Los bibliotecarios deben desarrollar destrezas en la investigación.
• De acuerdo a las demandas de la actualidad es necesario que los bibliotecarios tengan una preparación interdisciplinaria.

     Para finalizar el Dr. Flores nos exhortó a proyectarnos como los profesionales que somos.  De la forma cómo nos dirigimos ante nuestros pares, así nos verán.

      La segunda parte de la clase tuvimos la oportunidad de compartir reseñas de artículos relacionados con la biblioteca o los bibliotecarios del siglo XXI.  Fue muy interesante, ya que aunque los contextos en los que se enmarcaban los artículos eran diferentes (biblioteca escolar, académica, pública) muchos de los temas, retos, paradigmas, se repetían.

     No cabe duda que las demandas que trae consigo el desarrollo de la tecnología y la explosión del conocimiento afectan todos los aspectos administrativos de una biblioteca.  Es por esta razón que el director debe desarrollar destrezas en la planificación, comunicación, colaboración, administración de los recursos humanos y presupuesto,manejo del proceso de cambio,  entre otros, para poder atender efectivamente las necesidades de los usuarios y las curriculares.   Para lograr esto debe ejercer un liderazgo efectivo para encausar las acciones que promuevan el logro de la misión y visión del programa.


    

Reflexión #11: Informes orales Entrevista a un profesional de la información con experiencia en dirección de unidades de información

     Durante la pasada clase tuvimos la oportunidad de compartir los resultados de nuestras entrevistas a directores de diferentes bibliotecas.  Fue muy interesante escuchar, desde diversas perspectivas  (bibliotecas académicas, especializadas y públicas),  las responsabilidades que tienen estos directores y los retos que deben enfrentar.  No cabe duda que la posición de director de una unidad de información conlleva disposición, compromiso, entrega, sacrificio y preparación (destrezas en administración). No es fácil dirigir una biblioteca cuando hay escasez de recursos humanos y económicos.  Estos directores tienen que hacer malabares para poder seguir ofreciendo un servicio de calidad y atender las necesidades de los usuarios.  No cabe duda que deben ejercer un liderazgo efectivo para cumplir con todo lo que se espera de ellos. No obstante, a partir de estos informes puedo concluir que estos profesionales disfrutan trabajar y tienen la vocación para ejercer este puesto.
     La experiencia de compartir los resultados de las entrevistas  fue muy productiva.  Además de las experiencias que nos comparte la profesora en torno a la administración de unidades de información, pudimos relacionarnos con otros directores y conocer desde el ambiente real donde se desenvuelven los retos de este profesional.