Reflexión #15: Informes orales - ensayos

     En esta nuestra última clase tuvimos la oportunidad de compartir el contenido de nuestros ensayos relacionados con un aspecto de la administración de una unidad de información.  Fue muy productivo compartir los mismos.  Esto me motivó a seguir indagando e investigando en torno a otros temas.  El área de la administración de unidades de información es sumamente complejo y abarcador, pero a la vez interesante.  De todo lo discutido, algo que considero importante y que la profesora lo recalcó es la importancia de que el bibliotecario no se conforme con lo aprendido y con el grado obtenido.  Es necesario el desarrollo profesional continuo.  El bibliotecario se visualiza en la actualidad con un perfil multidimensional, por eso es necesario ampliar nuestros conocimientos  y de esta forma, ofrecer un servicio de calidad.

Reflexión #14: Palabras finales

    Durante esta clase tuvimos la oportunidad de escuchar un escrito que la profesora había redactado para una conferencia que ofrecería a bibliotecarios de Derecho.   El mismo contenía todos los aspectos discutidos durante el curso.  Fue muy interesante escuchar como hilvanó todos los conceptos estudiados relacionados con la administración de una unidad de información.  De todos estos conecptos el que considero esencial para poder administrar de manera efectiva es la comunicación.

     La comunicación es parte de todos los procesos administrativos y la base de las relaciones humanas.  Las destrezas comunicativas que tenga el administrador es determinante para alcanzar las metas propuestas.  Cuando un administrador se comunica de manera efectiva, clara y honesta se fomenta  la confianza entre los empleados y se desarrolla un sentido de compromiso hacia la organización. Esto hace posible todas las acciones administrativas que realiza un director de una biblioteca. Debo añadir que todo lo planteado anteriormente no significa que no surgirán conflictos, pero un buen comunicador atender de manera más efectiva los mismos. Sin embargo, cuando la comunicación es deficiente se pierde la credibilidad y se destruye la motivación.  Esto se manifiesta en la disminución de la productividad y de la calidad del trabajo.

     Para finalizar la clase tuvimos la oportunidad de compartir nuestros planes de trabajo para la biblioteca Jane Stern Community Library de acuerdo a las áreas de servicios, mercadeo, presupuesto y actividades culturales. Esta actividad fue muy interesante por el clima que se desarrolló en la misma.  Tuvimos la oportunidad de compartir ideas y de visualizar más allá de la teoría, la dinámica que se desarrolla en una reunión del personal bibliotecario para discurir aspectos relacionados con el funcionamiento de una biblioteca.  

    

    

  

Reflexión #13: Comunicación

     Por razones ajenas a mi voluntad no pude asistir a la clase del pasado martes, 16 de abril de 2013.  El tema discutido para esta ocasión fue el de la comunicación.  A continuación presento un resumen del capítulo 16 de libro Library and information center management en torno al tema de la comunicación y algunos comentarios en torno al mismo.

     El diccionario de la Real Academia Española define la comunicación como el acto mediante el cual se manifiesta o se hace saber algo.  También como el acto de transmitir un mensaje mediante un código común entre el emisor y el receptor.  Según Stueart y Moran (2007) este proceso es determinante para ejercer un liderazgo efectivo, ya que facilita la unión en la actividad organizacional proveyendo un sentido de cohesión y dirección.

    En el ambiente de las bibliotecas,  los profesionales de la información están constantemente inmersos en procesos comunicativos por la naturaleza de su trabajo:  adquirir y diseminar información.  Es por esto que aquellos que son administradores de una biblioteca o aquellos que desean ocupar dicha posición  deben poseer destrezas comunicativas que les faciliten la interacción con todo el personal a su cargo y con los usuarios.  Ésta es la base de las relaciones humanas y de todos los procesos que se llevan a cabo en una organización.

     Todo proceso comunicativo se compone de varios elementos.  A continuación un diagrama que representa un acto comunicativo y sus elementos.

     Es importante considerar que todo acto de comunicación está influenciado por los valores culturales de un individuo, las diferencias de grupos étinos y de género, el uso de determinada jerga, entre otros.  Es por esta razón que Stueart y Moran (2007) enfatizan que el que dos personas compartan el mismo lenguaje o código no garantiza que la comunicación fluya fácilmente.  El emisor debe recibir retro-comunicación constante del receptor para asegurarse de que el receptor comprendió el mensaje que se deseaba transmitir. 

     Existen tres tipos de comunicación, a saber:  escrita, oral y no-verbal.  A continuación una tabla en la que se presenta las ventajas y desventajas de estos tipos de comunicación.

     

     Por otro lado, la comunicación puede fluir desde los administradores hacia sus subordinados (download), desde los subordinados hacia los administradores (upload) y entre departamentos (horizontal).  De todas éstas, la más común es la que fluye desde los administradores hacia sus subordinados (memos, manuales, evaluaciones, descripciones de tareas,...)  Es de suma importancia que los administradores fomenten la comunicación en las otras direcciones.  Los empleados se sienten motivados cuando se les escucha y se consideran sus opiniones.  Ellos son los que conocen de primera mano el trabajo que se realiza y pueden proponer sugerencias en torno a los servicios o problemas que surgen. 

     Cuando hay problemas en la comunicación surgen los conflictos.  Muchos de éstos surgen por malas interpretaciones y pueden llegar a destruir relaciones, disminuir la productividad y la calidad del trabajo que se realiza.  Por esto, el administrador debe trabajar con los conflictos inmediatamente.  Debe reconocer que el conflicto es inevitable.  Lo más importante consiste en cómo nos enfrentamos a los mismos.  Sin embargo, no todos los conflictos son negativos.  Stueart y Moran (2007) plantean que el conflicto puede tener efectos positivos, ya que estimulan la  innovación y la creatividad y ponen de manifiesto incomodidades de los empleados que de otra forma no se conocerían.

Referencias

Stueart, R. D., & Moran, B. B. (2007). Library and information center management. Westport,Conn.:          

     Libraries Unlimited.

Tejos, C. (2010, Abril 10). [Ilustración gráfica de los elementos de la comunicación]. Elementos o factores de la comunicación. Retrieved from http://carlostejos.blogspot.com/2010/04/elementos-o-factores-de-la-comunicacion.html

Reflexión #12: Espacios físicos y biblioteca o bibliotecario del siglo XXI

     Durante la clase de hoy, tuvimos la visita del Dr. José Flores Ramos, director de la Biblioteca de Arquitectura.  El Dr. Flores nos habló en torno a los espacios físicos o las instalaciones físicas. El diálogo que se desarrolló fue uno muy productivo.  Los aspectos que me llamaron más la atención de este diálogo fueron los siguientes:

• Los edificios de las bibliotecas en nuestro recinto reflejan la mentalidad de la época.
• El administrador de una biblioteca utiliza los espacios físicos de acuerdo a un contexto:  servicios y usuarios.
• Es importante crear sentido de comunidad.
• Los espacios de una biblioteca no se limitan a los físicos.  Se incluyen los mentale y virtuales.
• El espacio más importante para el bibliotecario es el mental, ya que desde ese espacio se visualiza cómo ofrecer un mejor servicio, cómo acercar la información, el conocimiento al usuario.
• Las bibliotecas necesitan diseñar estrategias para sobrevivir.
• Para diseñar un espacio debe haber comunicación, un diálogio entre el arquitecto y el bibliotecario.  Todo surge de un análisis.  El arquitecto trabaja de acuerdo a las necesidades que presenta el bibliotecario.
• En la actualidad, los bibliotecarios no se preparan, no saben cuestionar conocimiento.
• Los bibliotecarios deben desarrollar destrezas en la investigación.
• De acuerdo a las demandas de la actualidad es necesario que los bibliotecarios tengan una preparación interdisciplinaria.

     Para finalizar el Dr. Flores nos exhortó a proyectarnos como los profesionales que somos.  De la forma cómo nos dirigimos ante nuestros pares, así nos verán.

      La segunda parte de la clase tuvimos la oportunidad de compartir reseñas de artículos relacionados con la biblioteca o los bibliotecarios del siglo XXI.  Fue muy interesante, ya que aunque los contextos en los que se enmarcaban los artículos eran diferentes (biblioteca escolar, académica, pública) muchos de los temas, retos, paradigmas, se repetían.

     No cabe duda que las demandas que trae consigo el desarrollo de la tecnología y la explosión del conocimiento afectan todos los aspectos administrativos de una biblioteca.  Es por esta razón que el director debe desarrollar destrezas en la planificación, comunicación, colaboración, administración de los recursos humanos y presupuesto,manejo del proceso de cambio,  entre otros, para poder atender efectivamente las necesidades de los usuarios y las curriculares.   Para lograr esto debe ejercer un liderazgo efectivo para encausar las acciones que promuevan el logro de la misión y visión del programa.


    

Reflexión #11: Informes orales Entrevista a un profesional de la información con experiencia en dirección de unidades de información

     Durante la pasada clase tuvimos la oportunidad de compartir los resultados de nuestras entrevistas a directores de diferentes bibliotecas.  Fue muy interesante escuchar, desde diversas perspectivas  (bibliotecas académicas, especializadas y públicas),  las responsabilidades que tienen estos directores y los retos que deben enfrentar.  No cabe duda que la posición de director de una unidad de información conlleva disposición, compromiso, entrega, sacrificio y preparación (destrezas en administración). No es fácil dirigir una biblioteca cuando hay escasez de recursos humanos y económicos.  Estos directores tienen que hacer malabares para poder seguir ofreciendo un servicio de calidad y atender las necesidades de los usuarios.  No cabe duda que deben ejercer un liderazgo efectivo para cumplir con todo lo que se espera de ellos. No obstante, a partir de estos informes puedo concluir que estos profesionales disfrutan trabajar y tienen la vocación para ejercer este puesto.
     La experiencia de compartir los resultados de las entrevistas  fue muy productiva.  Además de las experiencias que nos comparte la profesora en torno a la administración de unidades de información, pudimos relacionarnos con otros directores y conocer desde el ambiente real donde se desenvuelven los retos de este profesional.  

Reflexión #10: Discusión "abstract" de los ensayos

     Durante la pasada clase tuvimos la oportunidad de leer los "abstracts" de nuestros ensayos y analizar los mismos.  Esta actividad fue una muy productiva.  Compartimos impresiones, recomendaciones y otros puntos de vista que nos facilitaron el determinar cuán precisos y claros expresamos el tema que deseamos desarrollar.  Luego, el compañero Herbet compartió con nosotros un resumen de su visita a la Biblioteca Municipal de Bayamón, experiencia sumamente interesante por todos los programas y servicios que se ofrecen en la misma.

Reflexión #9: Informes visitas presenciales y virtuales a diferentes bibliotecas

     En la clase pasada tuvimos la oportunidad de compartir nuestras experiencias en torno a las visitas presenciales y virtuales realizadas a diferentes bibliotecas.  Fue interesante conocer y observar distintos ambientes de trabajos y cómo los espacios, equipos, materiales y recursos responden a las necesidades particulares de sus usuarios.  Compartimos nuestras preocupaciones, y a través de éstas pudimos conocer de forma general  que la función del administrador de una biblioteca es sacrificada y retante. No cabe duda que éste debe desarrollar unas destrezas particulares para poder enfrentar las situaciones que se presentan a diario.

Reflexión #8: Recursos Humanos

     Durante la clase del 5 de marzo trabajamos el tema de recursos humanos.  Antes de comenzar la discusión del mismo, tuvimos la oportunidad de realizar un ejercicio en el que evaluamos a nuestros respectivos jefes de acuerdo a unos criterios, utilizando una escala del 0 al 10.  Los criterios fueron:  accesible, comprensivo, buen humor, justo, decidido, humilde, objetivo, inflexible, efectivo y paciente.  Compartimos nuestras evaluaciones y luego, realizamos una auto-evaluación utilizando los mismos criterios.  Fue interesante notar que al comparar nuestras evaluaciones y las que les hicimos a nuestros jefes observamos unas diferencias muy marcadas. 
     A través de este ejercicio pude reflexionar en torno a cómo quiero que me perciban mis compañeros si tuviera la oportunidad de dirigir una biblioteca.  Es importante considerar que así como nosotros vemos a nuestros jefes, nuestros futuros subalternos nos podrían ver.  Por esta razón, es importante que analicemos que cualidades o características definirán nuestra práctica.  Como futuros administradores debemos fomentar un ambiente en el que lo primordial sea la confianza, la justicia, la comprensión, la paz y el optimismo.  En la medida en que un compañero de trabajo sienta que es parte importante de la organización colaborará para lograr las metas propuestas.  Estoy consciente de que jamás podremos complacer a todos, pero en la medida en que un director sea objetivo y justo en la toma de decisines los demás respetarán su ejecución.
    En relación con el tema de  recursos humanos, podemos considerar que éste es el departamento en una unidad de información que tiene la responsabilidad de trabajar con los miembros de la misma en términos de reclutamiento, selección, contratación, capacitación y evaluación.  En bibliotecas grandes existe un departamento a cargo de estos procesos. No obstante, cuando es pequeña la unidad, el director de la biblioteca es el responsable de los mismos.  Esto añade más responsabilidades al director.   Por esta razón,  es necesario conocer todo lo referente a recursos humanos, ya que el director tendrá que trabajar con aspectos muy sensitivos que conllevan implicaciones legales.
     Entre los aspectos discutidos en torno a los recursos humanos y la lectura que llevé a cabo de los capítulos 10,11 y 12 del libro Library and information center management de Stueart y Moran (2007)  lo que más me llamó la atención fue lo siguiente:

• Los recursos más importantes en una organización son los recursos humanos. Constituyen un elemento fundamental en el equipo administrativo.
• A través de los años la administración de los recursos humanos es más compleja como consecuencia de una fuerza laboral más diversa.
• Los procesos de contratación, orientación, entrenamiento, evaluación y compensación del personal requieren una planificación sistemática, y a su vez flexible.  El director debe mantener evidencia de todo lo que realiza y sobretodo, mantener informado al personal de todo lo que conlleva los procesos antes mencionados.
• Es de suma importancia que tanto al personal que se inicia en una organización como el que ya está, conozca la visión, misión, las metas, la filosofía e historia de la misma.  Además, debe conocer todas las reglas y normas que rigen la institución, las responsabilidades que conlleva su puesto, lo que se espera que realice, detalles concernientes al salario y beneficios y finalmente, cómo será evaluado.  Estos procesos requieren que el director documente todo.  De esta manera, se evitan malos entendidos y se es justo al momento de evaluar la ejecución del personal.
• El rol del director en el proceso de evaluación ha cambiado de supervisor a facilitador.  Antes de llevarse a cabo la evaluación final, es necesario dar seguimiento y retrocomunicación al empleado en torno a su ejecución.  El empleado debe conocer cuáles son sus fortalezas y áreas de desarrollo. Además, se le debe dar la oportunidad de mejorar las áreas que así lo requieran.  Este proceso se puede llevar a cabo entre pares o por el director.

     Por último, es importante destacar que el director debe ante todo procurar salvaguardar los derechos de cada persona que labora en la organización.  Todos los procesos que se lleven a cabo deben redundar en buscar el desarrollo del empleado y en reconocer sus fortalezas.

Reflexión #7: Liderazgo

     Durante la clase pasada cada estudiante tuvo la oportunidad de compartir brevemente un resumen de un artículo relacionado con la planificación estratégica.  Las presentaciones fueron muy interesantes.  Compartimos cómo se visualiza el proceso de planificación estratégica en otros contextos y se discutieron otros conceptos relacionados con este proceso.
    
     Para iniciar la discusión del concepto de liderazgo tuvimos la oportunidad de observar unos vídeos: "Nace biblioredes" y "Parques biblioteca y cultura del emprendimiento en Medellín".  El vídeo que me llamó más la atención fue el de "Parques biblioteca y cultura del emprendimiento en Medellín".  En el mismo se presenta cómo a través de la visión emprendedora del alcalde en Medellín se diseñaron y construyeron proyectos de acción social para hacer accesible la información a las personas menos privilegiadas económicamente.  Se construyeron bibliotecas al lado de parques de recreación, una idea novedosa y útil.
    
     Una de las ideas que se presenta en el vídeo y con la que estoy completamente de acuerdo es que la educación es una herramienta para disminuir la desigualdad social.  Es a través de la educación que se fomenta el desarrollo de un pueblo y las bibliotecas constituyen  un recurso fundamental para lograr este desarrollo.  En este proyecto las bibliotecas se visualizan como un centro educativo y de oportunidades.  Vemos también cómo las necesidades de los usuarios se han ido transformando y necesitamos de líderes dispuestos a atender de forma novedosa las mismas.  
    
     Luego de la discusión de los vídeos trabajamos el tema del liderazgo.  La profesora compartió con nosotros un artículo: "Leadership skill, more crucial than ever" de Eva Poole.  Poole (2012) plantea en este escrito su preocupación ante la falta de destrezas de liderazgo comunitario entre los bibliotecarios. En la actualidad, el campo de la bibliotecología está enfrentando grandes retos por los cambios tecnológicos, políticos, económicos, etc.. y se necesitan personas dispuestas y con las destrezas necesarias que les permitan identificar los problemas que requieren prioridad y seleccionar las estrategias más efectivas para atender los mismos, y que estén dispuestos a trabajar en equipo.

     En torno al concepto de liderazgo existen muchas definiciones.  No obstante, me inclino a pensar que el liderazgo es el proceso por el cual  se logra influenciar y motivar a los demás miembros de una organización a cumplir y lograr las metas de dicha organización.  Un líder es aquella persona que ejerce el liderazgo.  Por eso concurro con lo planteado  en clase, que cualquier miembro de una organización puede ser líder, ya que el liderazgo no depende de una posición de poder y que esta capacidad se desarrolla a través de la experiencia.  Se aprende. 

     Discutimos las características que debe tener un líder y las funciones de esta persona que ejerce el liderazgo.  Las que más me interesaron fueron:

• Tiene una auto-estima alta y sana.  Está seguro de sus capacidades. - Con tantos problemas que surgen en los ambientes de trabajo relacionados con los egos, un líder no debe sentirse intimidado cuando sus subalternos ejercen también su liderazgo de manera exitosa.  Un verdadero líder procura que cada empleado pueda desarrollar al máximo sus capacidades, proveyéndole las herramientas necesarias para que esto ocurra. 
• Conoce lo que ocurre a su alrededor. - Es muy triste que un líder no conozca su ambiente y equipo de trabajo; que las relaciones entre compañeros sean impersonales.   
• Controle sus emociones. - Trabajar con personas no es fácil. Cada una es un mundo diferente, un carácter diferente, una forma diferente de afrontar los cambios. Los conflictos que pueden surgir en una organización requiere un nivel alto de auto-control.  El líder debe lograr controlar sus emociones para poder tomar las mejores decisiones en momentos cruciales.  

     Otro aspecto de la clase que me llamó la atención fue cuándo discutimos la diferencia de los conceptos de administrador y  líder.  De las diferencias presentadas me impresionaron las siguientes:

• El administrador se basa en el control, el líder en la confianza.
• El administrador observa los resultados, el líder el horizonte.

     Un líder ve posibilidades en los miembros de una organización, se proyecta hacia el futuro e inspira confianza entre ellos. 

Reflexión #6: Planificación

     Hoy trabajamos el tema de la planificación.  Repasamos conceptos importantes relacionados con la planificación.  Tuvimos la oportunidad de observar dos vídeos relacionados con lo que es la misión y visión de una empresa.  Pude repasar los conceptos de misión y visión que me habían dado trabajo entender.
     En el primer vídeo:  "Misión y visión de una empresa"  se conceptualiza la palabra visión.  Considero este vídeo uno de mucha utilidad, ya que se explica de manera sencilla y clara lo que significa la visión en una organización.  Los temas que considero los más importante del vídeo son los siguientes:

1. Este concepto contesta la pregunta:  ¿Hacia dónde se dirige la organización?.  En otras palabras, es una proyección de la organización a largo plazo de forma visible y clara. 
2.  También, se hace la distinción de distintos tipos de visión:  

•      cuantitativa - Se relaciona con el presupuesto.
•      competitiva - Se compara la organización con otras.
•      superlativa - Se visualiza la organización como la mejor. 

     Tuvimos la oportunidad de ver otro vídeo:  "El poder de una visión"  Este vídeo me llamó la atención, ya que se establece básicamente que el éxito de cualquier empresa, organización o individuo está determinado en una visión positiva que tiene de su futuro.  Las ideas que me llamaron la atención fueron las siguientes:

• Los ingredientes claves de una visión son:

•  La responsabilidad de la redacción de una visión recae en los líderes.  No obstante, éste debe escuchar las opiniones del grupo.
• La visión debe ser compartida con el equipo, la organización, para que haya un apoyo.  Esto generará un sentido de dirección.
• La visión debe ser amplia y detallada.  Contesta las preguntas:  ¿Qué?,  ¿Cómo? ,  ¿Cuándo?   y  ¿Por qué?  (Todos en la organización deben conocer las respuestas a estas preguntas.)
• Se deben justificar los esfuerzos. 

     Tuvimos la oportunidad de estudiar el orden de acciones en la planificación:

Orden de acciones en la planificación

     Por otro lado, discutimos el concepto de la misión en una organización.  De acuerdo a lo estudiado comprendí que la misión es una declaración en la que se establece el propósito de la organización y lo que esperan lograr.  Tanto la misión como la visión de una organización dan guía y dirección para establecer las metas, estrategias y actividades.  No podemos olvidar que la misión y la visión, ante todo, deben responder a las necesidades de los usuarios.
     Para finalizar la clase, observamos el vídeo:  " La vaca:  una historia sobre cómo deshacernos del conformismo y mediocridad".  Me encantó.  En el mismo podemos ver cómo el conformismo no nos permite avanzar a enfrentar nuevos retos y a desarrollar nuestro potencial. Muchas veces el miedo a lo desconocido, a los riesgos no nos permite alcanzar nuevas metas.  Esto mismo pasa en las organizaciones y eso es peligroso.  Organización que no se trasforme, que no sueñe con nuevas cosas, que no se actualice, tarde o temprano perece.

Reflexión #5 Cambio en las organizaciones

     Durante la pasada clase estuvimos trabajando el tema del cambio en las organizaciones.  El cambio es un proceso que es inherente en todas las facetas de la vida.  Diariamente nos enfrentamos a cambios y debemos tomar decisiones. Estas decisiones producirán consecuencias, ya sean positivas o negativas. Por esta razón, es necesario saber planificar de forma efectiva para trabajar con estos cambios.
     Como futuros administradores de unidades de información debemos considerar que todo proceso de cambio es difícil y complejo.  El manejar adecuadamente estos cambios determinarán el éxito de la organización.  Las personas con las cuales trabajamos no reaccionarán al mismo de la misma forma a los cambios, ya que conlleva a reaprender y aprender visiones, costumbres, procesos, entre otros.  Algunos aceptarán los cambios, cooperarán y asumirán los retos para enfrentarlos.  Otros, se resistirán y quizás intenten sabotear el proceso a pesar de que sea necesario para el bien de la organización.
      ¿Por qué hay personas que se resisten al cambio?  Existen un sinnúmero de razones que podemos considerar, por ejemplo:  miedo a lo desconocido, desinformación, comodidad en el status quo, desconfianza por experiencias previas, entre otros.  Es por esto que el administrador tiene el reto de entender la naturaleza del cambio y seleccionar aquellas estrategias que faciliten trabajar el mismo. Debe propiciar un clima que concientice la necesidad del cambio, escuchar inquietudes de sus empleados e integrar a todos los miembros de la organización  en la toma de decisiones.
     Como parte de la clase discutimos varios conceptos relacionados con el proceso de cambio y presentamos ejemplos de acuerdo a nuestra realidad, a nuestros ambientes de trabajo y al ambiente de las bibliotecas.  Me gustó la dinámica que se desarrolló en la clase.  Todos tuvimos la oportunidad de reflexionar y compartir experiencias.  Aprendí nuevos conceptos, como el de la endogamia y el de gap analysis.  De esta discusión puedo concluir que es de suma importancia que el administrador conozca con detalles la estructura, los procesos que se llevan a cabo en una organización, pero también debe conocer con profundidad los miembros que componen la organización.  De éstos dependerá en gran medida el éxito de todo proceso de cambio.  Por lo tanto, este líder debe poseer las destrezas necesarias que le permitan trabajar de forma efectiva con todo lo que implica el cambio en una organización.