Reflexión #6: Planificación

     Hoy trabajamos el tema de la planificación.  Repasamos conceptos importantes relacionados con la planificación.  Tuvimos la oportunidad de observar dos vídeos relacionados con lo que es la misión y visión de una empresa.  Pude repasar los conceptos de misión y visión que me habían dado trabajo entender.
     En el primer vídeo:  "Misión y visión de una empresa"  se conceptualiza la palabra visión.  Considero este vídeo uno de mucha utilidad, ya que se explica de manera sencilla y clara lo que significa la visión en una organización.  Los temas que considero los más importante del vídeo son los siguientes:

1. Este concepto contesta la pregunta:  ¿Hacia dónde se dirige la organización?.  En otras palabras, es una proyección de la organización a largo plazo de forma visible y clara. 
2.  También, se hace la distinción de distintos tipos de visión:  

•      cuantitativa - Se relaciona con el presupuesto.
•      competitiva - Se compara la organización con otras.
•      superlativa - Se visualiza la organización como la mejor. 

     Tuvimos la oportunidad de ver otro vídeo:  "El poder de una visión"  Este vídeo me llamó la atención, ya que se establece básicamente que el éxito de cualquier empresa, organización o individuo está determinado en una visión positiva que tiene de su futuro.  Las ideas que me llamaron la atención fueron las siguientes:

• Los ingredientes claves de una visión son:

•  La responsabilidad de la redacción de una visión recae en los líderes.  No obstante, éste debe escuchar las opiniones del grupo.
• La visión debe ser compartida con el equipo, la organización, para que haya un apoyo.  Esto generará un sentido de dirección.
• La visión debe ser amplia y detallada.  Contesta las preguntas:  ¿Qué?,  ¿Cómo? ,  ¿Cuándo?   y  ¿Por qué?  (Todos en la organización deben conocer las respuestas a estas preguntas.)
• Se deben justificar los esfuerzos. 

     Tuvimos la oportunidad de estudiar el orden de acciones en la planificación:

Orden de acciones en la planificación

     Por otro lado, discutimos el concepto de la misión en una organización.  De acuerdo a lo estudiado comprendí que la misión es una declaración en la que se establece el propósito de la organización y lo que esperan lograr.  Tanto la misión como la visión de una organización dan guía y dirección para establecer las metas, estrategias y actividades.  No podemos olvidar que la misión y la visión, ante todo, deben responder a las necesidades de los usuarios.
     Para finalizar la clase, observamos el vídeo:  " La vaca:  una historia sobre cómo deshacernos del conformismo y mediocridad".  Me encantó.  En el mismo podemos ver cómo el conformismo no nos permite avanzar a enfrentar nuevos retos y a desarrollar nuestro potencial. Muchas veces el miedo a lo desconocido, a los riesgos no nos permite alcanzar nuevas metas.  Esto mismo pasa en las organizaciones y eso es peligroso.  Organización que no se trasforme, que no sueñe con nuevas cosas, que no se actualice, tarde o temprano perece.

Reflexión #5 Cambio en las organizaciones

     Durante la pasada clase estuvimos trabajando el tema del cambio en las organizaciones.  El cambio es un proceso que es inherente en todas las facetas de la vida.  Diariamente nos enfrentamos a cambios y debemos tomar decisiones. Estas decisiones producirán consecuencias, ya sean positivas o negativas. Por esta razón, es necesario saber planificar de forma efectiva para trabajar con estos cambios.
     Como futuros administradores de unidades de información debemos considerar que todo proceso de cambio es difícil y complejo.  El manejar adecuadamente estos cambios determinarán el éxito de la organización.  Las personas con las cuales trabajamos no reaccionarán al mismo de la misma forma a los cambios, ya que conlleva a reaprender y aprender visiones, costumbres, procesos, entre otros.  Algunos aceptarán los cambios, cooperarán y asumirán los retos para enfrentarlos.  Otros, se resistirán y quizás intenten sabotear el proceso a pesar de que sea necesario para el bien de la organización.
      ¿Por qué hay personas que se resisten al cambio?  Existen un sinnúmero de razones que podemos considerar, por ejemplo:  miedo a lo desconocido, desinformación, comodidad en el status quo, desconfianza por experiencias previas, entre otros.  Es por esto que el administrador tiene el reto de entender la naturaleza del cambio y seleccionar aquellas estrategias que faciliten trabajar el mismo. Debe propiciar un clima que concientice la necesidad del cambio, escuchar inquietudes de sus empleados e integrar a todos los miembros de la organización  en la toma de decisiones.
     Como parte de la clase discutimos varios conceptos relacionados con el proceso de cambio y presentamos ejemplos de acuerdo a nuestra realidad, a nuestros ambientes de trabajo y al ambiente de las bibliotecas.  Me gustó la dinámica que se desarrolló en la clase.  Todos tuvimos la oportunidad de reflexionar y compartir experiencias.  Aprendí nuevos conceptos, como el de la endogamia y el de gap analysis.  De esta discusión puedo concluir que es de suma importancia que el administrador conozca con detalles la estructura, los procesos que se llevan a cabo en una organización, pero también debe conocer con profundidad los miembros que componen la organización.  De éstos dependerá en gran medida el éxito de todo proceso de cambio.  Por lo tanto, este líder debe poseer las destrezas necesarias que le permitan trabajar de forma efectiva con todo lo que implica el cambio en una organización.
    

Reflexión #4: La organización

     Durante la clase de hoy, 5 de febrero, trabajamos el concepto de organización.   
     ¿Qué es una organización?  Melnik y Pereira (2005) definen una organización como un sistema creado por el hombre, que mantiene interacción dinámica  con el ambiente, que influye sobre el ambiente y a su vez, es influenciado por él.  De acuerdo a esta conceptualización, el medio ambiente es una parte fundamental en una organización, ya que determina las acciones de sus miembros. 
      Un aspecto que me llamó la atención durante la clase fue el entender que las organizaciones interactúan constantemente con el ambiente y se adaptan como respuesta a los cambios en el medio ambiente, y que cuando estudiamos el medio ambiente debemos comprender qué es la cultura organizacional. 
      Podemos considerar que la cultura organizacional se refiere al conjunto de valores, creencias y tradiciones que caracterizan a una organización.  Este conjunto determina el comportamiento entre los miembros de la misma.  Por lo tanto, la cultura define cómo los miembros de una organización se enfrentarán a los cambios que surgen como consecuencia de la interacción con el medio ambiente.  Es por esta razón, que como futuros administradores debemos conocer y entender el medio ambiente, ya que éste determina la mayor parte de las acciones en una organización.  
     Como actividad final de la clase, tuvimos la oportunidad de trabajar una situación hipotética que nos presentó la profesora. Se nos planteó el siguiente problema:   Una persona de vastos recursos económicos desea establecer una biblioteca en Santurce, específicamente una biblioteca especializada en el espiritismo. Nosotros, como expertos, debemos recomendarle lo que debe considerar para poder lograr este proyecto.
     Luego de que la profesora nos presentara el problema,  se llevó a cabo una discusión muy productiva en torno a  todos los aspectos que se debían considerar para el desarrollo de este tipo de biblioteca y a las recomendaciones de cómo debería ser la misma.  Esta actividad fue sumamente interesante, ya que tuvimos la oportunidad de compartir ideas y considerar diversos puntos de vista en torno al tema.  También me ayudó a reflexionar en torno a la función que debe cumplir una biblioteca de acuerdo a las demandas y necesidades de sus usuarios, tan diversos y tan únicos. 

Reflexión #3: "La muerte de un burócrata" (película)

    Como parte del curso, tuvimos  que observar la película “La muerte de un burócrata” y reflexionar en torno a la misma.  Todo esto  en el marco de lo discutido en relación con las escuelas de la administración.  A continuación los aspectos que considero más importantes.

     La película “La muerte de un burócrata” es una comedia cubana en la que se satiriza los procesos casi absurdos que debe seguir un joven para gestionar el cobro de un seguro para su tía ante la muerte de su esposo.  Por error o falta de información entierran a este señor con su tarjeta de identificación laboral que es necesaria para poder reclamar el seguro.  La película presenta todos los problemas que tuvo que enfrentar el sobrino para gestionar la recuperación de esta tarjeta, todo por las acciones burocráticas de la compañía para la que trabajaba el tío y por las del dueño del cementerio.  Éste es asesinado por el sobrino del  muerto, quien enloquece ante la impotencia por el fracaso de todas las gestiones que había realizado. Aunque se presenta de manera hiperbólica esta situación, no cabe duda que muestra una realidad que viven muchas personas al solicitar los servicios de una agencia.

     En esta película podemos observar  cómo las estructuras de las agencias y sus normas son más importantes que las necesidades de los individuos, dejando a un lado la sensibilidad ante el dolor ajeno.   Estos aspectos son característicos de la escuela de la burocracia.  

     No puedo negar que cuando observé la película recordé las ocasiones en que mi familia y yo hemos tenido que visitar alguna agencia gubernamental.  Nos hemos enfrentado a una madeja de procedimientos y visitas a diferentes oficinas para resolver un problema  que se complica por la burocracia de los procesos. Estoy completamente segura que no soy la única que ha vivido esta situación.  La impotencia de un ciudadano que solicita ayuda y no la recibe provoca una gran frustración.

      Esta película fue estrenada el año 1966 y lamentablemente, seguimos enfrentando los mismos problemas de aquella época.   Apenas hemos evolucionado.  Observamos la importancia excesiva que se le da al papeleo (en muchas ocasiones repetitivo), a la división y asignación deficiente de tareas,  a la aplicación de normas que no tienen sentido.  Esto demuestra la incapacidad de diferentes organizaciones, especialmente de las agencias gubernamentales, en atender de manera efectiva los problemas que afectan al pueblo, que constituye su razón de ser,  y de maximizar el uso de sus recursos y operaciones.

Reflexión #2: Escuelas de la administración

29 de enero de 2013

     Durante la clase de hoy discutimos la evolución del pensamiento administrativo.  Tuvimos la oportunidad de visualizar los dos grandes períodos que comprenden el desarrollo histórico de la administración:  el  precientífico y el científico.
     El período precientífico se divide a su vez en :  la antigüedad, las edades media y moderna y la revolución industrial.    El periódo científico se subdivide en los siguientes:

1.  Enfoque científico  (fines del s.XIX hasta los años 30)

a.       Admnistración científica

b.      Escuela de la burocracia

c.       Corriente clásica

d.      Escuela de la departamentalización  

     2.      Enfoque de las relaciones humanas (años 30 a los 60)

a.       Corriente del comportamiento humano

b.      Corriente de la autorrealización

c.       Corriente decisionista

     3.      Enfoque de sistemas (desde los años 70)

a.       Corriente cuantitativa

b.      Corriente de la teoría general de sistemas

     4.      Enfoque contingente o situacional (desde los 70) 
     5.   Enfoque organización del aprendizaje
     6. La jungla de teorías




     De este estudio pude comprender que cada una de estas escuelas o enfoques respondieron a las necesidades de la época y de las visiones que tenían los teóricos en torno a la administración de una organización.  Pude aprender cómo las prioridades de estas escuelas fueron transformándose desde el énfasis en la organización al enfasis en los miembros de la organización.  En un principio se le daba más importancia a los procesos, a las normas, a las reglas, a la jerarquía, a la competencia técnica. Más tarde se comienza a humanizar la administración.  Se reconoce la importancia de los individuos, de los grupos y de cómo son afectados por el medio ambiente.  
     En nuestra discusión me pareció muy interesante cuando se resaltó que muchos de los principios y conceptos de los primeros enfoques se observan hoy día en diferentes organizaciones.